«Каждая доставка требует колоссального количества документов». Плюсы и минусы электронной транспортной накладной

19.03.2020

Софья Федосеева

Казалось бы, XXI век уже давно наступил: уйма вещей от получения информации до совершения покупок делается в считанные клики и секунды. Тем не менее технический прогресс по-прежнему не мешает большинству компаний использовать бумагу при обмене документами. 

Андрей Савин, исполнительный директор транспортной компании Traft, рассказывает, как идти в ногу со временем и избавить офис от склада макулатуры с помощью электронного документооборота в логистике.

«Каждая доставка требует колоссального количества документов». Плюсы и минусы электронной транспортной накладной

Андрей Савин

Предпосылки

Представьте себе ритейлера с более чем 140 магазинами в Москве и тысячей по России. Каждый день каждый магазин нуждается в доставке товаров со склада, и каждая доставка требует колоссального количества документов.

Это и договор между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, и путевой лист, и транспортная накладная, и экспедиторские и складские расписки, а при определенных грузах — еще и санитарные и ветеринарные паспорта, сертификаты качества продукции и прочее.

Несмотря на то что все сведения о транспортируемом грузе есть в электронном виде, перевозчики продолжают вместе с погрузкой самих отправлений грузить еще и коробки с сопроводительной документацией. 

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить

Законодательство

Первый шаг к изменениям уже сделан — вступление в эпоху электронного документооборота началось еще в прошлом десятилетии. К ЭДО сегодня подключается и крупный бизнес, и государственные структуры, которые зачастую гораздо менее гибкие. Сейчас остается все меньше компаний, которые не используют электронную цифровую подпись для сдачи бухгалтерской отчетности в ФНС и ПФР или обмена счетами и актами с контрагентами. 

Нормативная база не запрещает использовать электронные документы, подписанные ЭЦП, однако до сих пор не введено такое понятие, как «электронная транспортная накладная» (ЭТрН).

Но с недавних пор Министерство транспорта предлагает ввести это понятие в поправки к постановлению от 2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». 

Преимущества и риски перехода на ЭТрН

Электронные транспортные накладные уже применяются на практике и охватывают 100 % железнодорожных перевозок на территории РФ. Такой опыт должен значительно облегчить процесс внедрения ЭТрН в автомобильные грузоперевозки, так как можно использовать полученную на смежном рынке экспертизу. 

Когда все будет утверждено на законодательном уровне, клиенты транспортных компаний смогут пойти по пути полной цифровизации грузоперевозок, а пока использование электронной транспортной накладной — это удел самых передовых компаний. 

Плюсы

    Скорость бизнес-процессов. Современные пользователи требуют быстрых решений. Факт перевозки подтверждается подписанной ЭТрН мгновенно, что дает возможность всем сторонам сделки выполнять свои обязательства по оплате услуг и зачету затрат.

    Прозрачность перевозки. ЭТрН помогает не только заказчикам и исполнителям, но и регулирующим органам. Подписание документов через ЭЦП если не исключает, то существенно снижает число серых схем и мошеннических действий при перевозке.

    Снижение затрат на документооборот. Как материальные, так и человеческие ресурсы на выписку, обработку, доставку и хранение бумажных документов сводятся к минимуму.

Минусы

    Нет единого реестра операторов, данные от которых принимаются регуляторами.

    Сотрудники ГИБДД воспринимают безбумажную перевозку как нарушение ПДД.

    Хранение данных: есть сложности в технической реализации подписания документов всеми сторонами; управление потоками поручений зачастую приводит к путанице; существуют опасения по утечке информации.

Наш первый опыт

Сегодня мы уже успешно апробировали использование ЭТрНа c рядом ритейлеров. Первым таким проектом стала работа с компанией «Л’Этуаль».

Для этого мы сделали следующие шаги.

Подписали соглашение об электронном документообороте между:

    грузообладателем/грузополучателем — сетью магазинов парфюмерии и косметики «Л’Этуаль» (операторы склада и представители розничных магазинов);

    транспортно-экспедиторской компанией — Traft;

    перевозчиками — водителями-подрядчиками, подключенными к интеллектуальной системе Traft-Online.

Подключили электронно-цифровую подпись (ЭЦП) всем участниками процесса. Причем если для «Л’Этуаль» и для нас требовалась усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), то для водителей достаточно было наличие простой (ПЭП).

Создавали и подписывали все необходимые документы в электронном виде.

При перевозках для «Л’Этуаль» мы не пользовались услугами операторов ЭДО. Торговая сеть установила IT-продукт на собственные серверы и самостоятельно управляла процессом подписи документов и их передачи в требуемые законодательством инстанции. Тем не менее, чтобы избежать создания новых бизнес-процессов внутри компании-грузообладателя, можно обратиться к операторам ЭДО.

Как выглядел весь процесс?

Сначала оператор склада подписывал и отправлял ЭТрН. Затем электронный документ поступал водителю, который, используя мобильное приложение, ставил свою электронную подпись. А грузообладатель, отслеживая статус перевозки в онлайн-режиме, подписывал электронный документ в момент приемки груза перевозчиком — тем самым он подтверждал факт сдачи товара.

Та же схема происходила при передаче товара перевозчиком в торговую точку. В конце мы завершали цепочку своей электронной подписью, чтобы подтвердить оказание услуги перевозки. 

При переходе на ЭТрН в перевозках мы достигли следующих результатов для «Л’Этуаль»:

сократили потерю, порчу и неправильное заполнение документов до «нуля»;

сократили трудоемкость обработки транспортных накладных на 80%;

снизили затраты на пересылку, архивацию и хранение документов в пять раз;

снизили временные затраты на подготовку документов для регулирующих органов;

сэкономили время и деньги на каждом этапе работы с транспортными документами.

Как получить максимум

Переход на электронную транспортную накладную — решение, к которому надо подойти со всей серьезностью. Технический прогресс все равно приведет компании к введению ЭДО, но сегодня перед внесением изменений в бизнес-процессы нужно оценить потенциальные риски и понять, готова ли компания к такому шагу.

    Чтобы избежать путаницы в схемах передачи информации, а также ее утечки, нужно проработать и утвердить все процедуры формирования документооборота
    Выбирая между самостоятельным ведением ЭДО и подключением к оператору, надо понимать, что первый вариант приведет к дополнительным расходам на IT. Второй — менее затратный, но требует грамотного подхода к выбору поставщика. Здесь не стоит руководствоваться самой низкой ценой, а лучше выбрать максимально надежного партнера.
    Подключая ЭЦП, продумайте необходимые затраты на электронные подписи. Если достаточно простой подписи, не нужно тратиться на квалифицированную.
    Переходя на ЭТрН, будьте готовы к негативным ситуациям на дорогах. Пока сотрудники ГИБДД не готовы принимать электронную транспортную накладную. Но судя по тому, что ОСАГО уже постепенно переходит в электронный вид, не за горами тот момент, когда и ЭТрН станет официальным документом для сотрудников дорожной полиции.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Источник: rb.ru

Написать комментарий